Quelques astuces pour utiliser la vidéoconférence en situation de télétravail

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Quelques astuces pour utiliser la vidéoconférence en situation de télétravail

Sommaire :

  • Matériel et logiciels
    Votre matériel fonctionne-t-il ?
    Assurez vous que le service n’est pas en rupture de charge
    Assurez vous que cela marche juste avant l’appel
    Ne jouez pas avec votre ordinateur ou votre smartphone
    Passez à une vraie webcam
  • Organisez vous
    Êtes-vous responsable de la réunion ? Alors organisez-la
    Cela dit, accordez du temps aux bavardages inutiles
    Vous avez des fichiers ou des informations à partager à l’avance ?
  • Étiquette des réunions virtuelles
    C’est une réunion business, pas une séance de chat !
    Ne mangez pas pendant une vidéoconférence
    Vérifiez vos vêtements avant la vidéoconférence
    Soyez à l’heure
    Evitez les conversations secondaires
    Vous devez vous reconnecter ? N’en faites pas un plat
    Vous êtes en train de parler ? Non ? Alors coupez votre micro
    Soyez entièrement dans la réunion
    Soyez très clair sur les étapes de la réunion
  • L’apparence fait tout
    L’éclairage est important
    Assurez-vous que votre arrière-plan est correct
    Regardez en haut, pas en bas
    Les chiens, les chats et les enfants ne doivent pas être vus ni entendus

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Matériel et logiciels

Votre matériel fonctionne-t-il ?

En êtes-vous sûr ? Vérifiez votre webcam, votre ordinateur, votre microphone et votre connexion internet. Et vérifiez deux fois.

Assurer vous que le service n’est pas en rupture de charge

Oh, et pendant que vous y êtes, assurez-vous que votre service vidéo fonctionne bien. Avec quelques millions de nouveaux utilisateurs en télétravail et cloîtres chez eux, utilisant la vidéoconférence pour la première fois, je vous garantis qu’il y aura des pannes et des ralentissements.

Assurez vous que cela marche juste avant l’appel

Aussi, faites de votre mieux pour vous assurer que votre logiciel de vidéoconférence fonctionne bien avant l’appel. Cela signifie qu’il faut désactiver les applications d’arrière-plan gourmandes en ressources, les alertes automatiques et les téléchargements Vous ne voulez pas que votre vidéo bégaye. DOnc agissez pour que ce ne soit pas le cas.

Ne jouez pas avec votre ordinateur ou votre smartphone

La semaine dernière une collègue m’a fait remarqué que je jouais à Battle Academy pendant les heures de travail. Comment ? Elle voyait cela via mon Steam relié à Dsicord. La honte.

Passez à une vraie webcam

Vous pouvez utiliser votre webcam et votre microphone intégrés à votre ordinateur, mais si vous voulez que votre vidéo impressionne, vous devez vous procurer une webcam, un microphone et un casque externe de qualité.

Organisez vous

Êtes-vous responsable de la réunion ? Alors organisez-la

Envoyez l’ordre du jour par e-mail à l’avance, afin que la conversation ne s’éparpille pas. Stephen Satchell, un développeur de l’INE, se souvient d’avoir eu “une vidéoconférence sans ordre du jour ni même un sujet”. Le résultat ? “C’était un bavardage décousue pendant une heure.” Ne perdez pas de temps.

Cela dit, accordez du temps aux bavardages inutiles

Je vous garantis que, quelle que soit la date de livraison de votre dernier bidule, les premières minutes de chaque conférence téléphonique seront consacrées à “Comment vont les enfants / les parents / les chiens ?” et “Pouvez-vous me voir ?” Prévoyez-le et passez ensuite à la partie la plus importante de la réunion.

Vous avez des fichiers ou des informations à partager à l’avance ?

Alors, Fabio Ramos, de 8×8, une société de VoIP, vous le recommande : “Partagez-les avec les autres participants à l’avance si possible. Vous pouvez partager des informations pendant l’appel, mais cela peut être difficile dans certains cas pour les autres d’utiliser des fichiers pendant que vous parlez. Vérifiez que tout le monde dispose des documents et de l’accès dont il a besoin avant la réunion”.

Étiquette des réunions virtuelles

C’est une réunion business, pas une séance de chat !

Si vous portez habituellement un costume et une cravate, portez-les pendant les vidéoconférences. Vous portez un t-shirt avec des commandes Linux ? Allez-y. Et le pantalon est facultatif (oui). Gardez juste à l’esprit que si vous devez vous lever pour répondre à un appel, votre PDG ne sera peut-être pas très impressionné par votre caleçon Mickey Mouse.

Ne mangez pas pendant une vidéoconférence

Cette pizza au pepperoni a peut-être l’air délicieuse dans l’assiette, mais elle n’est pas belle à voir sur votre visage. Ou, sur votre chemise.

Vérifiez vos vêtements avant la vidéoconférence

Oui vous êtes à la maison, mais vous allez projeter une image de vous-même. Vérifiez les tâches de nourriture sur vos vêtements avant d’allumer la caméra.

Soyez à l’heure

Vous ne pouvez pas arriver avant cinq minutes de retard. Vous feriez mieux de ne pas venir du tout si c’est le cas. Personne — et je dis bien personne — n’aime entendre “Beep ! Steven s’est joint à la réunion” après avoir patienté 5 minutes.

Evitez les conversations secondaires

Bob Suitor, vice-président d’IBM pour l’informatique quantique, ajoute qu’en plus de commencer les réunions à l’heure prévue, vous devez vous efforcer “d’éviter les conversations secondaires, et par tous les moyens”.

Vous devez vous reconnecter ? N’en faites pas un plat

Il n’est pas nécessaire de faire une esclandre si vous vous déconnectés par accident et que vous devez vous reconnecter. Il suffit de revenir tranquillement dans la pièce virtuelle sans mot dire. N’interrompez pas en disant : “Désolé d’être parti, mauvaise connexion, je suis de retour ! Je suis désolé !” C’est plus perturbant qu’autre chose.

Vous êtes en train de parler ? Non ? Alors coupez votre micro

Rikki Endsley, un responsable de la communauté open-source d’AWS, vous recommande de “vous comporter comme si vous étiez dans la pièce avec les autres participants”. Elle ajoute : “J’étais en appel de groupe l’année dernière et nous avons pu entendre un participant utiliser les toilettes parce qu’il ne suivait

Soyez à fond dans la réunion

Karanbir Singh, chef de projet de CentOS, tient à vous le rappeler : “Participez comme si vous étiez physiquement dans la même pièce. Et participez complètement (c’est-à-dire que vous ne vérifiez pas vos e-mails et ne faites pas d’autres choses en attendant que quelqu’un dise votre nom, etc.) “Les gens n’aiment pas qu’on vous appelle et qu’on vous voie en train de taper sur votre smartphone”.

Soyez très clair sur les étapes de la réunion

Soyez très clair également sur les points de discussion et les conclusions. Récapitulez souvent. Si vous êtes dans un appel uniquement vocal, ou pire, certains sont présents dans la conf call uniquement de manière vocale et d’autres sont en vidéo, il est très facile de se perdre.

L’apparence fait tout

L’éclairage est important

Avec un mauvais éclairage, vous aurez mauvaise mine. Si vous êtes dans une pièce avec une fenêtre, c’est-à-dire une lumière naturelle, faites face à la fenêtre. Pas de fenêtre ? Trouvez une lumière à mettre devant vous. Ne vous asseyez jamais dos à une fenêtre. Les directeurs de la photographie peuvent faire de grandes choses avec le rétro-éclairage. Vous non. Ne vous asseyez pas non plus sous une lumière vive. Vous aurez des ombres sous les yeux, ce qui vous donnera l’air fatigué, et plus vieux.

Assurez-vous que votre arrière-plan est correct

Oui, les dessins de votre petit dernier sur le frigo, vous aimez ça. Mais vos collègues de travail ? Pas vraiment. Vous pouvez même aménager une zone vidéo dédiée avec un écran vert et tous les éléments de décor. Mais de nombreux programmes de vidéoconférence, tels que Zoom, vous permettent de créer un arrière-plan virtuel, de sorte que votre pièce en désordre est remplacée par une image de vous sur ISS. C’est mieux.

Regardez en haut, pas en bas

Si vous regardez votre caméra, ce qui est très courant avec les smartphones, votre public aura une belle vue de votre nez. Et, oh, au fait, avez-vous coupé vos poils de nez dernièrement ?

Les chiens, les chats et les enfants ne doivent pas être vus ni entendus

Cela dit, quand un très bon commercial vous dit que sa fille de deux ans va se coucher et insiste pour me dire bonne nuit, vous lui dites “bonne nuit”. Peu importe si vous êtes un journaliste d’investigation un peu rugueux. Quand une petite fille de deux ans veut que vous lui disiez bonne nuit, vous lui dites bonne nuit.

Enfin, Stephen Walli, de Microsoft, nous rappelle que beaucoup de ces erreurs peuvent être observées dans toute leur splendeur dans la vidéo “Une conférence téléphonique dans la vraie vie” (en anglais). Regardez, riez et apprenez.

Source : ZDNet.com

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